Benefícios da computação em nuvem para o seu evento

A computação em nuvem (do inglês, cloud computing) é a tecnologia que permite a disponibilidade online de recursos, especialmente os de armazenamento de dados e capacidade de computação.

Os serviços que utilizam essa tecnologia podem ser acessados de qualquer lugar do mundo e a qualquer hora de modo remoto, por meio da Internet - daí a alusão à nuvem.

O uso da computação em nuvem elimina a necessidade do cliente final se preocupar com manutenção da infraestrutura física de redes tendo outros significativos pontos positivos.

A plataforma eventweb utiliza computação em nuvem oferecendo várias vantagens naturais dessa tecnologia para a gestão de seu evento. Iremos comentar, a seguir, as principais vantagens envolvidas:

• Confiabilidade: seu sistema não ficará “fora do ar” (nossa taxa de serviço on-line, chamada de SLA, é de mais de 99%) pois existem servidores replicados em diferentes locais, com redes de transmissão de dados de alta disponibilidade.
• Elasticidade: diferentemente dos servidores convencionais, a computação em nuvem se utiliza de máquinas virtuais com excelente flexibilidade de recursos, como memória e poder de processamento. Para usufruir bem dessa característica, nós fazemos monitoramento constante de picos de acesso para manter a plataforma sempre funcionando, com folga de recursos.
• Segurança: os servidores realizam cópia de segurança (backup) diariamente dos dados do evento. Os dados são localizados em data centers que possuem mecanismos de segurança lógicos, contra hackers, e físicos, com rígido controle de acesso de pessoas.
• Custo: as fornecedoras de computação em nuvem cobram apenas o que for utilizado, contabilizando as transferências de dados e o processamento utilizado. Isso reduz bastante o custo final com infraestrutura de tecnologia. No caso da plataforma eventweb todo o custo com hospedagem do sistema já está considerado na taxa de utilização da plataforma, isso inclui o armazenamento de arquivos específicos do seu evento, como dados financeiros e os trabalhos científicos submetidos.

Além de se beneficiar da tecnologia da computação em nuvem, ao utilizar a plataforma eventweb, você terá a certeza de estar utilizando tudo que há de mais moderno para seu evento, pois nosso time de especialistas trabalha constantemente inovando para você ficar tranquilo e focar nos detalhes de execução do evento.

Vantagens do uso do QR Code na apresentação de Pôsteres Científicos

O QR Code é uma imagem que é reconhecida e processada pelos smartphones a partir de fazem sua captura via câmera.

A plataforma eventweb utiliza o QR Code em vários momentos para facilitar o acesso a recursos e funções úteis para os participantes e organizadores do evento, especialmente contando com o EventMobile.

O EventMobile é um aplicativo que possibilita, além de ter todas as informações do evento, na palma da mão, a leitura dos resumos e dados dos autores. Assim, além de apresentar a programação do evento, é possível capturar QR Codes, identificando o trabalho apresentado nos Anais.

Na prática, com essa ferramenta, se alguém se interessar pelo assunto do poster, é possível abrir o nosso aplicativo, escanear o QR Code com a câmera a obter o PDF do trabalho científico em segundos.

O serviço dos profissionais da plataforma eventweb também pode incluir a impressão das etiquetas com QR Code e o código de apresentação dos trabalhos.

É importante ressaltar que, mesmo usando os QR Codes, deve ser feita a fixação dos pôsteres em locais com códigos organizados em ordem sequencial para que os participantes encontrem a apresentação do trabalho desejado.

Passos iniciais para organizar um evento científico

Você precisa organizar um evento científico e não sabe por onde começar?

Muitos participantes? Muitos dias de duração? Muitos temas ou ambientes?

Não se preocupe, vamos te ajudar nesse desafio!

Sim, a organização de eventos é uma atividade complexa e desafiante, exigindo atenção e planejamento contínuo (antes, durante e após sua realização) para o sucesso do seu evento.

Afinal, organizando e planejando com cautela suas chances de minimizar os possíveis problemas, otimizar os processos e garantir os melhores resultados aumentam muito!

A seguir apresentamos 4 passos iniciais para te auxiliar.

1. Escolha bem sua plataforma de gestão. Mesmo para eventos pequenos é importante utilizar uma boa ferramenta para interação com os participantes e comissão científica. Os recursos tecnológicos reduzem custos, otimizam processos e facilitam a vida dos organizadores e participantes.
2. Defina uma equipe competente. Engaje pessoas para trabalhar em diferentes funções. O comprometimento delas será essencial para o sucesso do evento. Para normatizar o trabalho de cada pessoa da equipe é essencial o uso de um sistema de gestão eficiente.
3. Busque patrocínio e apoio em órgãos de fomento com antecedência. Esteja atento aos prazos e regras para solicitação de apoio. Utilize a plataforma de gestão também para reunir dados para cumprir com maestria as exigências desses órgãos.
4. Veja as demandas de seu público e busque os melhores palestrantes e comissão científica para que seja oferecido um conteúdo de qualidade. Além disso, busque locais adequados, pensando que o participante deve ter a melhor experiência possível no seu evento, com acesso à transporte e alimentação. Nossa plataforma de gestão registra todo o contato e ações do participante, facilitando e personalizando o atendimento a ele.

Assim, para a execução de todos esses passos, conte com o suporte e nossa experiência no ramo desde 2005 que está contida nos produtos e serviços da plataforma eventweb. Nosso objetivo é facilitar ao máximo a vida do organizador do evento, desde o planejamento, recebimento de inscrições e execução das atividades nos dias do evento até o momento de encerramento e produção do relatório final e disponibilização dos certificados e anais de trabalhos científicos.

A importância da definição da equipe de organização do evento

O primeiro passo é definir quem vai te ajudar no evento, afinal, não dá para fazer tudo sozinho!

E na hora de determinar sua equipe, como começar?

Tenha em mente as principais características do evento, pense nos papéis necessários e trace o perfil esperado da equipe que você pretende engajar, assim ficará mais fácil encontrar quem você está procurando.

Chame pessoas comprometidas e de confiança, por isso, reúna indicações de amigos e parceiros priorizando a experiência. Vale ressaltar que você deve analisar portfólios e fazer uma entrevista antes da contratação. E, também, analise se aquela pessoa indicada se encaixa ao perfil traçado anteriormente.

Depois de escolher os membros da equipe, você deve delegar atividades e responsabilidades, assim como definir um cronograma com as tarefas de cada membro da equipe.

Considerando as dificuldades naturais de se encontrar e contratar as pessoas, duas soluções são comuns nos dias atuais: usar o apoio de agências de evento, terceirizando os serviços, e contar com a ajuda de voluntários, como, por exemplo, de alunos pertencentes a organização sede do evento.

É fundamental, ainda, realizar o acompanhamento e liderança do trabalho da equipe e, para esse trabalho, a utilização de um sistema de gestão é importante e muito útil. Por exemplo, com a plataforma eventweb, o líder da equipe pode acessar o sistema e quais as últimas ações de cada pessoa da equipe na interação com os participantes do evento.

Além disso, a plataforma tem por função facilitar o trabalho de todos, garantir rastreabilidade das ações da equipe e padronizar rotinas de atendimento ao público.

Utilize indicadores para conhecer seu evento

Um indicador serve para medir os resultados que o seu evento obtém ou que se espera obter, e para isso, deve se ter em vista o histórico, acontecimentos atuais e necessidades dos participantes do evento, colaboradores, parceiros, comunidade ou o meio ambiente.

A discussão em torno da criação dos indicadores tem que partir das metas estratégicas dentro do escopo do evento. E partindo disso, devemos ter instrumentos para medir e avaliar os resultados esperados.

Nesse ponto, a plataforma eventweb apresenta, de modo rápido e fácil, vários indicadores para análise dos acontecimentos do evento. A mensuração dos dados fornecidos pela plataforma incentiva decisões mais assertivas e melhoria nos resultados cada vez mais rápido.

Por exemplo, caso o indicador do número de inscrições da categoria de estudantes de graduação esteja baixo, a organização pode realizar ações de marketing e promoções direcionadas para esse público.

E os indicadores do eventweb não param por aí, é possível acompanhar desde a evolução do número de submissões por área temática até o acesso dos participantes na plataforma e últimos pagamentos efetuados.

Outro recurso interessante disponibilizado em nossa plataforma é a apresentação sobre a forma de lembretes e informes de casos que devem ser tratados pela administração ou pelo participante. Por exemplo, alertando aos organizadores do evento que uma palestra já teve suas inscrições esgotadas ou que o participante está com sua fatura vencida.

A plataforma de gestão de evento deve seguir o rigor científico envolvido

Um ponto importante para a escolha da plataforma de gestão de um evento científico é se ela suporta as regras referentes ao rigor científico envolvido.

Nesse ponto a plataforma eventweb se destaca pois ela é continuamente evoluída de acordo com a experimentação em centenas de eventos e pela imersão da equipe de desenvolvimento no universo científico, com a forte interação existente com as universidades e institutos de pesquisa de São Carlos-SP.

Nesse contexto, iremos apresentar alguns recursos que garantem a aplicação da plataforma eventweb com sucesso de acordo com as mais rigorosas regras nacionais e internacionais.

• Títulos com formatação de fórmulas: em várias áreas é necessário o uso de caracteres especiais para a boa formatação dos campos. Veja a diferença de H2O para H₂O. Caso a plataforma não oferecesse essa opção, todo o trabalho de formatação teria que ser feito manualmente, no momento de confecção dos anais.
• Preocupação com a ordem dos autores: nós facilitamos ao máximo que o participante visualize bem a ordem dos autores no cadastro de trabalhos científicos. Também é fácil a troca de qualquer ordem.
• Nome único para os autores: a plataforma busca por uma possível conta de autor para que o nome seja único e correto.
• Seleção de filiação dos autores a partir de cadastro de instituições: nós temos um cadastro de instituições para que elas sejam buscadas (ao invés de terem seus nomes digitados). Isso facilita o trabalho dos autores e oferece maior corretude nos dados informados.
• Múltiplas etapas de submissão: a plataforma permite que os autores submetam versões melhoradas dos trabalhos de acordo com as sugestões feitas pelos avaliadores.
• Programação inteligente de apresentações: com todos os detalhes como o local, conflito de apresentações por horário e a definição do moderador de sessões.
• Avaliação cega de trabalhos: com esse recurso habilitado os avaliadores não sabem quais são os autores do trabalho que eles estão realizando o parecer.
• Preocupação com o PDF resultante dos anais: com capa, ficha catalográfica, paginado, com todos os trabalhos, incluindo sumário e demais dados do evento. O serviço disponibiliza a criação de ISBN.

A importância da gestão da grade de atividades do evento

Chegou a hora de montar a grade de atividades do evento. Nessa etapa você deverá estimar desde recursos humanos e financeiros que irá precisar até o planejamento e conteúdo das atividades específicas que ocorrerão no evento.

Faça a grade de assuntos de maneira organizada, facilitando o entendimento dos participantes sobre sua ligação lógica. Quando os assuntos são bem delimitados, os participantes podem se organizar melhor para fazer a passagem dos conteúdos.

É preciso também, fazer a estruturação das palestras, treinamentos, workshops, cursos, apresentações e mesas-redondas com o intuito de garantir que os participantes tenham a possibilidade de assistir o máximo das atividades do seu evento.

Além disso, a programação deve ter um horário determinado, você deve definir a duração do seu evento e a duração de cada atividade.

Na prática, é refletir sobre as etapas mapeadas e pensar em formas de elaborar a grade de atividades dos dias do evento, influenciando diretamente na participação do público nelas.

Podemos pensar em algumas questões norteadoras:

• Quantas palestras (plenárias e específicas), cursos e minicursos terão no evento?
• Quais possíveis ligações que uma atividade terá com a outra? Elas podem ser feitas em paralelo ou não?
• Existe alguma atividade obrigatória para o participante?
• Quais serão os conteúdos e assuntos principais a serem abordados?
• Quantas pausas são necessárias para não cansar o público?
• Essas pausas terão algum tipo de interatividade? Fazê-las antes ou depois do coffee break?

Por conta dessas e outras questões, nós da plataforma eventweb desenvolvemos mecanismos que controlam de maneira eficiente a complexidade envolvida na grade, não deixando o participante se inscrever duas atividades que choque horário. Existe ainda opções para limitar o número de escolhas de itens opcionais, como, por exemplo, o máximo de escolha de inscrição em 2 minicursos dentre os vários oferecidos no sistema.

Uma questão não menos complexa que também é resolvida pela plataforma eventweb é o da alteração da inscrição, em que deve ser feita uma nova verificação da grade de atividades escolhida pelos participantes e gerada uma nova fatura complementar, caso necessário.

Na ocasião em que a palestra é a “cereja do bolo” do evento, não tem problema durar 1h 30m. Todavia, depois que os neurocientistas descobriram que os ciclos de atenção duram em torno de vinte minutos, as melhores palestras têm entre 50 minutos e 1h 15m, com mais 15 minutos de perguntas.

Fácil recuperação de dados para suprir as exigências dos órgãos de fomento

Um importante auxílio para a realização dos eventos científicos é o oferecido por órgãos ou agências de fomento.

Esse apoio ocorre geralmente em duas modalidades, a primeira constituída pelo oferecimento de recursos financeiros aos promotores, para a execução do evento, e a segunda modalidade englobando a disponibilização de auxílio para a viagem, inscrição e estadia de participantes.

Em ambas as modalidades, os órgãos exigem a prestação de contas dos beneficiários feita de modo adequado, de acordo com regras específicas. Nesse ponto a plataforma eventweb está preparada para auxiliar os organizadores a oferecerem documentos corretos para cumprir as exigências.

Dentre esses documentos podemos citar a geração de recibos, com possibilidade de personalização pela inclusão de dados como o número do auxílio oferecido, e a disponibilização de certificados com todos os dados da apresentação, com possibilidade de verificação online de autenticidade.

Além disso, o sistema oferece uma grande diversidade de dados para os organizadores incluírem nos relatórios finais de execução do evento. Como exemplo disso, podemos citar, o relatório de participantes por país, estado e instituição.

Reduza custos oferecendo a programação do evento em nosso aplicativo mobile

O EventMobile é um aplicativo (disponível para Android e iOS ) que possibilita que o participante tenha em mãos todas as informações do evento, incluindo a programação e sua agenda de atividades, com detalhes de salas. Ele também pode buscar apresentações por palavras chave para acompanhar tudo que mais lhe interessa no evento.

No modo tradicional os eventos tem que publicar ou imprimir o livro programa, com um alto custo e que impede mudanças de última hora na programação.

Com o aplicativo EventMobile há uma boa redução de custos, sendo mais sustentável por não utilizar papel e mais prático por utilizar o próprio smartphone do participante para orientá-lo no evento.